Process Is The Main Thing

@ Anatoly Belaychuk’s BPM Blog

BPM Frontier: Dynamic Processes

BPM conquers the new territory which is called in different ways: Dynamic Processes, Unstructured Processes, Knowledge Worker Processes, Barely Repeatable Processes, Case Management.

BPM now reached the maturity level where the management of repetitive and predictable processes has become a matter of technique. It grants reliable process execution by unreliable employees - low-paid, with low skills and low motivation. Such processes are common for state and semi-state organizations and also for businesses following an extensive path of development.

But only “very talented” individuals can believe that every process can be rigidly structured:

Dilbert.com

Leaving aside the extremes - fully structured and completely ad-hoc processes - there are two combinations: either a structured process launches the ad-hoc or vice versa.

  1. “A Little Help From a Friend” pattern: a structured process launches ad-hoc subprocess. An example: system integrator’s “request-to-order” process. Let’s assume that sales rep’s meeting with a client was positive meaning that he found  ”pain points” - issues that the client will pay for if they were resolved by the integrator. The next step of the process is finding a solution. However, the client’s problems may vary at very wide range (note that integrator’s value is exactly his ability to solve a wide range of problems) starting from the simplest need of a boxed software to complex projects. In the latter case the process will follow a trajectory unknown in advance that may involve an architect, developer, sales manager, systems engineer, vendor’s tech support etc. Traditional BPMS can only represent this unpredictable subprocess as a single task (see “Process Antipattern: One Man Show“). This is a poor-man’s solution indeed because it isn’t visible who is addressing the issue at the moment, what progress has been made and what the current timeframe is.
  2. The opposite situation, the “Process Toolset” pattern: unpredictable process at the top launching well-formalized subprocesses. An example: a law firm having client’s case as the top-level process. It’s absolutely impossible to predict in what direction the case will turn next day, e.g. a new document may be submitted by the opposite party that will change radically both  the case prospects and our plan for actions. Yet many of the actions initiated within the case are standard, making it possible to formalize each as a subprocess. They are mostly preparing applications or other documents for the court. Such subprocesses is executed by a dedicated specialist - a common resource not assigned to a specific case. From business perspective it’s interesting to monitor performance not only of the case as a whole but also of subprocesses and resources usage.

Going down from the top-level business processes (company’s value chain) to the lowest level (micromanagement) we must be prepared to encounter both structured and ad-hoc process. Support for the latter in today’s BPMS is far behind but this subject is widely discussed by researchers, analysts and vendors:

  • The following estimate was made at Gartner’2009 conference: as much as 60% of an organization’s processes are unstructured – and probably also unmonitored, unmanaged, unknown and unruly. These 60% are like “average temperature by the clinic” but the “invisibility” of these processes can indeed be the major issue from business standpoint.
  • Tapping into Collective Knowledge Will Drive Unstructured Process Activity” - Jim Sinur predicts that organizations acceptance of collective knowledge, industry networks and even social networks will result in fundamental changes in BPM. His another post on the same subject: “White-collar and unstructured processes go together like cheese to wine“.
  • The boom of social networks pushes the idea to borrow approaches evolved there for communication within dynamic processes - see the Workshop on BPM and social software at BPM conference in Ulm. For example, when confronted with a problem, I can publish the question on the corporate social network (”a help from a friend”). It’s visible to my “friends” including the project manager and team lead. The best answer gets a bonus.
  • SAP shows how Google Wave collaboration technology can be used - not for process execution but for modeling. SAP Gravity is a BPMN modeler implemented within Google Wave. Taking into account that the ability to redesign a process on the fly is essential for dynamic process execution, SAP makes progress not only in process modeling and discovery but in the the execution too.
  • Oracle talked about collaborative and dynamic BPM at Oracle OpenWorld’2009. They emphasized commitment to SCA that makes possible to combine different kinds of processes with business rules, analytics, etc. That’s no surprise taking into account that they have acquired about 50 companies in two years and hence face huge integration challanges.
  • HandySoft, ActionBase and other vendors claim dynamic processes support in the latest versions of their products.
  • The most authoritative industry experts gather to discuss dynamic processes in general and their support in BPMN.

So we can see a number of minds attacking the problem from different directions. Well the more alternative approaches, the better final solution should be.

Yet for BPMS vendors that may be a bloody battle. There is probably more BPM vendors than the market needs and now a new front  opens for the competition: dynamic processes. It’s quite wide front if all aspects of dynamics are taken into account so I’m afraid not all vendors will be able to fight it in the current economic situation. But at the end of the day those who provided full support to dynamic processes will posess a competitive advantage clearly visible for the users.

10/24/09 | Articles | , , ,    

Comments (14)

  1. Дима 10/26/09 01:14 PM

    Анатолий, как вы думаете, какая из инициатив развития БПМ реально важна и уменьшает разрыв между разработкой и бизнесом, давая возможность реально управлять процессами меняющимся чаще чем раз в квартал, принося выгоды, которые обещает BPM дисциплина:

    1. Единое средство разработки процессов с различными представлениями для разработчика, аналитика, бизнес аналитика с возможностью отрисовки форм и моделирования процессов.
    2. Движки бизнес правил и бизнес событий - как средство упрощающее управление процессами для бизнеса
    3. Модной идеей были заявлены BPA “Средства обнаружения процессов”
    4. Собственно то, о чем вы пишете. Сегмент процессов срок изменений которых от одного месяца до ежедневного изменения. Или процессы которые надо изменять во время выполнения.

    Вы правильно затрагиваете вопрос о развитии, т.к. похоже наступает момент когда “тянуть” все новомодные направления развития не у всех хватает сил.

  2. Anatoly Belychook 10/26/09 03:56 PM

    Дима

    Подход 1 оптимален для процессов, меняющихся раз в месяц - раз в квартал.

    BRE и CEP, на мой взгляд, актуальны в основном для процессов с высокой степенью автоматизации.

    Обнаружение (выявление? discovery?) - это серия коротких итераций, которая выполняется в рамках первоначального анализа процесса, а не на “длинной дистанции”.

    Управлять заранее непредсказуемыми процессами BPMS пока только учатся. Положим, мне понравился ролик HandySoft, но вендор этот у нас неизвестен, цена не детская… Если бы мне пришлось решать такую задачу, я бы попробовал использовать готовый продукт класса problem tracking.

  3. Никита Сушко 11/01/09 11:36 PM

    Благодарю Вас, Анатолий!

    Динамические бизнес-процессы это - очень интересно.
    То, что разработчики идут по правильному пути, закладывая в свои “конструкторы” возможности “ручного управления”, отклонения экземпляров процессов от шаблонов, элементы wiki и проч. - правильно, хотя бы потому, что так усторены и биологические объекты.
    Среди генов, ответственных за выработку антител у нас есть как относительно константные, так и те, частота изменений которых выше на порядки. Есть интересные наблюдения, говорящие о том, что в неблагоприятных условиях некоторые организмы вносят “направленные” изменения в ДКН (см. напр. http://medbiol.ru/medbiol/genexp/000a72c8.htm). В любом случае, структура генома такова, что позволяет уживаться как константным так и бастроизменяющимся последовательностям. Наличие последних - туз в рукаве с точки зрения приспособления к быстро меняющимся внешним условиям.

    Что касается реализации в системах, глубоко не копал, увы, буду исправляться. Однако думается, чтобы “горшочек варил”, поддержка динамических процессов должна закладываться одновременно или даже РАНЬШЕ, чем поддержка шаблонных. А сами шаблоны в таком случае должны получаться из прошедших “отбор” экземпляров динамических процессов.

    Можно возразить - создавать шаблоны нужно после проектирования процессов “на бумаге”. Однако, тогда теряется скорость, а главное, есть соблазн отказаться от поддержки ad-hoc процессов “на данном” этапе, либо навсегда.

    Вот такие мысли, извиняюсь за сумбур.
    Статья как всегда замечательная.

  4. Anatoly Belychook 11/02/09 12:53 AM

    Никита

    Спасибо за интересный комментарий. Аналогии между организациями и живыми организмами вполне уместны и параллели между геномом и шаблонами процессов пусть с оговорками, но провести можно. Ваша идея “естественного отбора” экземпляров процессов перекликается с автоматическим выявлением процессов (automatic process discovery), которое пропагандируют некоторые вендоры. Правда, что это такое на практике я пока не разбирался.

    А проектирование процессов на бумаге - занятие безнадежное. Пока не попробуешь исполнить - не узнаешь, сколько на самом деле ошибок и белых пятен в схеме, которая казалась такой логичной.

  5. Кузин Сергей 11/05/09 12:44 PM

    Коллеги, затронута волнующая тема:
    1. С одной стороны, частое изменение БП характерно для организаций, находящихся на функциональной стадии развития; при этом инициаторами таких изменений чаще всего выступают руководители функциональных подразделений; численность самой организации обычно невелика; полагаю, что динамические БП чаще всего в таких организациях и должны возникать как ответ на неустойчивые БП;
    2. С другой стороны, наибольший выигрыш, видимо, появляется всё же при переходе от управления процессами к процессному управлению, в котором BPMS, по идее, должна проявить себя в лучшем виде как способ быстрого внедрения поддержки БП;
    3. Динамические процессы не являются ли результатом слабой работы аналитиков, не способных спроектировать корректно выполнение “реальных процессов”?

  6. Anatoly Belychook 11/05/09 01:03 PM

    Сергей

    Я бы все-таки разделял процессы часто изменяющиеся и процессы в принципе заранее не предсказуемые.

    Вы похоже говорите о первых. Но методы борьбы с ними известны: это изменение процессов “на лету” (http://mainthing.ru/ru/item/163/), использование бизнес-правил и различные варианты позднего связывания подпроцессов (последняя тема еще ожидает раскрытия тут на блоге). Мы это все применяем на практике.

    А вот как быть со вторыми? Ожидания тут подогревается прогрессом в средствах коллективной работы, происходящему благодаря вебу. Хочется среды, в которой можно было бы обмениваться сообщениями наподобие почты или скорее форума, но при этом чтобы был контроль ответственного и сроков решения задачи и чтобы эта среда гладко стыковалась с движком BPM. Я себе это представляю как гибрид системы баг-трекинга и BPMS.

  7. Кузин Сергей 11/05/09 01:24 PM

    Похоже, что вторые (непредсказуемые) являются просто вариантами того, что называется “проектами”? Каждый раз уникальны, много неопределённости… Возможно, проблема в том, что у меня понятие процесса всё же связано с некоторыми повторяющимися действиями (конечные автоматы как способ рассмотрения состояний бизнес-объектов), поэтому “непредсказуемые” в данную категорию у меня не попадали. Если же состояния объекта заранее неизвестны, то, возможно, в таких случаях и возникают “непредсказуемые” процессы. Говорят, что хорошим примером непроцессной деятельности является работа юридического отдела. :-)

  8. Anatoly Belychook 11/05/09 01:36 PM

    В заметке я привел два примера заранее непредсказуемых процессов. Похожи они на проекты? Как-то не очень. На классические повторяющиеся процессы впрочем тоже. Они одновременно и уникальные, и типовые: по составу шагов - типовые, а по последовательности - уникальные. Термин Гартнер “knowledge worker process” неплохо отражает суть дела. Повторюсь: на мой взгляд, это гибрид не процессов и проектов, а процессов и того, что называется “problem tracking”. Хотя гибриды процессов и проектов в природе тоже бывают, это отдельная интересная тема.

    Все как всегда: теоретики берут крайние случаи (чистый процесс, чистый проект) и говорят “это наука”. А на практике все смешано, и хорошо еще если (допустим) проекты можно считать о-малым от процессов или наоборот. А если нельзя, тогда выворачивайся, практик, как можешь.

    “Теоретически, никакой разницы между теорией и практикой. На практике, однако, разница имеется.” :)

  9. Кузин Сергей 11/05/09 02:14 PM

    :-) “На самом деле всё не так, как в действительности” Что ж, остаётся только подождать, чтобы увидеть, во что это выльется…

  10. Garth Knudson 11/06/09 05:21 PM

    Anatoly, good article. HandySoft has spent about 5 years developing the market for dynamic/unstructured process execution. In 2004 we have many customers approach us to add more flexibility into process design and development. They needed to branch out of structured activities into ad-hoc tasks in order to gather information and get approvals. We built into BizFlow the ability to jump out of an activity to assign an ad-hoc task. The assignee could task another in a serial fashion. The following year a couple large Govenment agencies engaged HandySoft to extend ad-hoc tasking from simple serial activities into parallel processes in order to manage large, unwieldy projects. These agencies had to revert to email to manage projects, but with email they quickly lost visibility into action status and control over collaboration, deadlines, and follow-up. They wanted to keep the project within BizFlow becuase with BizFlow they have complete process visibility. And with BizFlow they can add rules that govern both structured and dynamic workflows. We worked with them to release a dynamic tasking application in 2006. In 2007 we incorporate the external tasking application directly into BizFlow. Now BizFlow BPM enable structured, ad-hoc and dynamic process execution.

    If you would like a demo, please let me know. We would like to get a customer in Russia to use the product.

  11. Виталий 06/24/16 04:33 PM

    Здравствуйте! Что-то вы как-то очень вскользь на всей своей странице упоминаете о ситуативных (ad-hoc) процессах. Вы в них, наверно, сами ещё не разбираетесь? Очень бы хотелось об этом почитать на русском языке. В поисковиках на русском очень мало об этом написано. Или может я что-то не то ищу? Не могли бы вы об этом статью подробную написать? Или может быть хотя бы подробные книги на английском, а лучше на немецком посоветуете?

  12. Anatoly Belychook 06/24/16 05:25 PM

    Вы комментируете запись от 2009 года.

  13. Виталий 06/25/16 11:53 AM

    Анатолий Белайчук, я видел, что запись 2009 года ещё перед тем как отправить сообщение. Но если с тех пор ничего не поменялось, то я не думаю, что это имеет значение. Под страницей я имел ввиду всю страницу mainthing.ru, а не только эту статью. Пожалуйста, ответьте!

  14. Anatoly Belychook 07/02/16 09:31 PM

What do you think?

Captcha

Copyright © 2008-2016 Anatoly Belychook. Thanks to Wordpress and Yahoo.  Content  Comments