В очередной раз на очередном форуме всплыл этот вопрос:

“Правда можно многие задачи BPM решать с помощью документооборота, также, как и с помощью БД. Правда получится не сильно хорошо…”

Это явный FAQ, поэтому дам-ка я на него развернутый ответ. Сам вопрос переформулирую для общности.

Вопрос - Как разграничить области применения СУБД, ECM и BPMS? Как их сочетать?

Ответ - Вообще говоря, у нас есть:

1. структурированная информация, с которой лучше всего умеют работать СУБД
2. неструктурированная информация (документы), для которой предназначены ECM
3. процессная информация, под которую заточены BPMS

(BPMS используют СУБД, а ECM может использовать СУБД или файловую систему, но мы от этого абстрагируемся.)

Каждый из троицы СУБД-ECM-BPMS способен при необходимости подменить любого из двух собратьев, но естественно, в той или иной степени ублюдочным cпособом:

• СУБД умеют хранить документы в текстовых и двоичных полях, но до полной функциональности ECM не дотягивают (например, в части навигации, поиска по контексту, версионности, разграничения доступа, интеграции с MS Office).
• В СУБД иногда хранят процессную информацию, например создавая для этого таблицу, каждая запись которой описывает очередной шаг обработки документа. Понятно, что это очень примитивное описание по сравнению с диаграммой процесса в BPMS.
• В ECM встраивают workflow-движки, но полноценной BPMS такая реализация проигрывает из-за проприетарных нотации, платформы, средств интеграции, а главное, из-за отсутствия поддержки методологии непрерывного усовершенствования. Проще говоря, в ECM можно реализовать бизнес-процесс, но трудно менять его в требуемом темпе.
• Структурированные данные можно загнать в файл Excel, а файл - в ECM.
• У BPMS есть типизированные атрибуты для хранения структурированных данных, но пользоваться ими можно только в ограниченных объемах - по производительности такой механизм и близко не стоит с непосредственным хранением в СУБД.
• BPMS позволяет прицепить к экземпляру процесса документы, но, как и в случае хранения их в СУБД, сервис по сравнению с ECM будет убогий. К тому же возникает вопрос: как добираться до документов после того, как процесс завершился?

Таким образом, если вы планируете инфраструктуру на перспективу, то вам понадобятся все три компоненты. Если же перед вами стоит задача, ограниченная по функциональности, ресурсам и/или срокам, то вы можете поискать решение “для бедных”, скомпенсировав отсутствие компоненты за счет имеющихся в наличии.

Сбалансируйте вашу стратегию во времени: например, в пилотной стадии BPM-проекта зачастую обходятся встроенными в BPMS средствами хранения документов. Ведь в пилотном проекте главное - в возможно кратчайшие сроки выяснить: а нужно ли нам оно вообще? Если да, то ECM можно и потом прикрутить.