Главное не результат, главное процесс

BPM-блог Анатолия Белайчука

Что является процессом в BPMN (и что не является)

Термин “процесс” многозначен и в зависимости от контекста может означать очень разные вещи. Это создает сложность для тех, кто начинает изучать BPMN. В помощь им эта краткая заметка.

1. Процесс BPMN повторяем

Не является процессом в понимании BPMN, например “Ликвидация компании”, так как он исполняется лишь один раз. (Конечно если вы не специализируетесь на предоставлении услуг в этой области.)

2. Процесс BPMN предсказуем

Процесс может разветвляться по разным траекториям в зависимости от данных или событий, может распараллеливаться и т.п., но при этом предполагается, что все развилки нам известны, причем известны наперед - не на стадии исполнения процесса, а на стадии его проектирования.

Это сильное предположение, и не все из того, что мы называем процессами в быту, ему удовлетворяет. Например, предсказать все развилки в процессе лечения пациента, начиная с его поступления в приемный покой больницы, вряд ли возможно в принципе. Это же относится к ведению дела в суде: противная сторона может представить документ, который повернет ход процесса по сценарию, отличному от запланированного нами.

Такие последовательности действий, развивающиеся по непредсказуемым наперед сценариям, в зависимости от контекста следует трактовать как проекты или кейсы.

3. Процесс BPMN нетривиален

Если вы не можете декомпозировать процесс на несколько задач, то это, с точки зрения BPMN, не процесс. Процесс состоит из множества связанных задач и/или подпроцессов, т.е. не атомарен.

Этим же свойством - неатомарностью - обладает и подпроцесс. Разница между процессом и подпроцессом та, что процесс связан с событиями во внешней среде (он на них реагирует на старте и он их инициирует завершением), подпроцесс запускается не внешним событием, а просто потоком управления в вышестоящем подпроцессе или процессе.

4. Процесс BPMN конкретен

У процесса BPMN есть четко определенное стартовое событие, заранее определенная цепочка действий и определенные варианты завершения.

Не является процессом в понимании BPMN, например, “Бюджетный процесс”. С точки зрения BPMN, это несколько процессов (утверждение бюджета, отчетность по исполнению бюджета) плюс несколько задач, являющихся частью “чужих” процессов,  например, задача “Проверить наличия бюджета” в процессе “Закупка”.

Аналогично, “Продвижение продукции” с точки зрения BPMN - это не процесс, а семейство родственных процессов. Также не процессом, а семейством процесса являются вещи с названием “Управление чем-то”.

5. Процесс BPMN дискретен

Если в вашем процессе, предположим, на очередном этапе согласования возможен возврат к самому началу, то рассмотрите в альтернативный вариант - завершить этот экземпляр процесса и начать новый, когда и если возникнет такое желание.

Например, если процесс поиска сотрудника не дал результата, то лучше завершить процесс с соответствующим статусом, помня при этом, что при желании процесс можно будет запустить по-новой (вероятно, с другими входными данными, например, с более щедрым предложением зарплаты).

Это будет лучше с точки зрения контроля и анализа: мы честно признаем, что процесс не всегда заканчивается успехом. Также более достоверными получаются данные по продолжительности процесса.

6. Входы и выходы процесса BPMN - это, в первую очередь, события

Распространенным является взгляд на процесс как на нечто перерабатывающее входы в выходы. В такой трактовке входы и выходы - это ресурсы.

Но что касается процесса BPMN, то он реагирует на входы и порождает выходы, т.е. входы и выходы здесь - события. Входные и выходные ресурсы в BPMN моделировать тоже можно, но эта возможность опциональна, а входные и завершающие события обязательны.

Старт процесса - это всегда обработчик события, происходящего вовне, завершение - это инициатор события во внешней среде. В частном, но распространенном случае, событие может быть т.н. “пустым” (None Event), т.е. “волюнтаристским” на старте процесса или “никаким” на его завершении.

7. Процесс BPMN - это история объекта, а не субъекта

Не пытайтесь моделировать в BPMN процессы типа “Рабочий день сотрудника”.

Правильный подход - процессы типа “Прохождение клиентской заявки”.

8. Процесс BPMN не завершается, пока не выполнена вся работа

Процесс в BPMN стартует тогда, когда нам пришло в голову выполнить некую последовательность действий или когда нас на это сподвигло внешнее событие (например, клиентский заказ), и не завершается до самого конца, т.е. пока еще есть что делать (например, до завершающего звонка клиенту после отгрузки в рамках контроля качества сервиса).

“Здесь у нас процесс продажи заканчивается и начинается процесс бухгалтерии” - плохая идея, в данном случае налицо один кроссфункциональный процесс, а не два отдельных.

9. Процесс BPMN клиенто-ориентирован

Рассматривайте процесс как сквозной, ориентируйтесь не на границы между подразделениями, а на взгляд заказчика (в идеале - внешнего клиента): начните с исходного обращения заказчика и доведите процесс до выдачи заказчику ценного для него результата.

Чтобы отрешиться от привычного взгляда “изнутри наружу”, воспользуйтесь следующим приемом: попробуйте смоделировать, например, вместо процесса продажи - процесс покупки вашим заказчиком, вместо процесса рассмотрения рекламации - процесс подачи рекламации и получения на нее ответа и т.п. Выясните, что такое оптимальный процесс с точки зрения заказчика.

Внутренние ограничения на каком-то этапе проектирования процесса тоже придется учитывать, но отталкиваться лучше от взгляда на процесс со стороны заказчика.

10. Процесс BPMN - это не микро, а макро-менеджмент

Использовать BPMN для детальной регламентации деятельности на одном рабочем месте возможно, но любим мы его не за это. Если сотрудники не обучены, то это конечно проблема, но это не процессная, а функциональная проблема. И для нее существует масса решений помимо BPMN.

Процессные проблемы - это когда сотрудники функционально грамотны, т.е. нормально справляются со своими обязанностями, но процесс в целом сложен, так как требует четкого согласования усилий сотрудников из подразделений, разнесенных по иерархии и географически. При этом ответственность за передачу “эстафетной палочки” и за конечный результат размазана, что приводит к неудовлетворительной итоговой эффективности.

В решении подобных проблем BPMN незаменим, так как позволяет сделать схему взаимодействия участников процесса явной и одинаково трактуемой всеми заинтересованными сторонами - руководством, бизнес-подразделениями и “процессными технологами” (в том числе ИТ-специалистами), задача которых - воплотить эту схему в жизнь.

04.04.14 | Статьи | ,    

Комментарии (15)

  1. Bastian 10.04.14 09:09

    Thank you Anatoly, that may help beginners with BPMN a lot. I recently started with BPMN in the cloud ( http://www.iyopro.com ) that has much help but you need to learn bpmn and that is not always easy.

    Thank you

    Basti

  2. Anatoly Belychook 10.04.14 22:18

    My pleasure and thank you for the link.

  3. Дмитрий Бацюро 12.04.14 14:43

    К п. 4 хотел бы дополнить. Часто в ИТшной среде приходится сталкиваться с такими “процессами”, как “ведение такого-то справочника”. Что такое “ведение справочника”? Это обеспечение наличия в нём актуальной информации обо всех объектах описываемой им сущности. На первый взгляд, ведение справочника действительно может показаться процессом или группой процессов (например, “Добавление записи”, “Изменение записи”, “Блокирование записи”). Но в общем случае атрибуты объекта не возникают на ровном месте, а являются следствием выполнения каких-то бизнес-процессов, причём атрибуты одного объекта могут становиться известными или изменяться асинхронно и независимо друг от друга, в рамках разных бизнес-процессов. И где тут тогда место “процессу ведения справочника”? Только в голове у ИТшников, которые таким образом обозначают даже не семейство процессов, а разрозненные функции из разных процессов, связанные между собой только влиянием на одну сущность.

  4. Anatoly Belychook 12.04.14 15:06

    Подпроцесс? Точнее, Global Activity.

  5. Jonas 31.05.14 10:17

    Does it matter if it is a BPMN process or just a process? What would not be a process, but still constitute work to be done? What would be the relationship between a process and that other way of completing work?

  6. Anatoly Belychook 31.05.14 10:25

    Jonas

    “Just a process” may mean a lot of very different things depending on the context. For example, manufacturing process or a process in PMBOK sense differ considerably from BPMN process.

    Project is not a process but still consitute a non-atomic work to be done. Same is true for cases. I was writing about it here http://mainthing.ru/ru/item/681/

  7. Jonas 31.05.14 10:51

    Hi Anatoly,

    I must have interpreted your post wrong. My mistake. I thought you were describing a new type of processes as a BPMN process.
    Should I read your post as what processes could be expressed with BPMN?
    If so, would a Case (a dynamic process) be possible to express with BPMN or are there other notations more suitable for this kind (such as CMMN)?

  8. Anatoly Belychook 31.05.14 10:58

    Jonas

    Yes, now you’ve got me right.

    Regarding cases, I believe that case and notation are mutually exclusive. Case is a dynamic check list plus associated data.

  9. Jonas 31.05.14 11:25

    Great.

    I agree that dynamic processes and predictable processes should be treated differently, but there are so much relationships in between them. They interact with each other.

    I’m trying to understand the reasons for organizations not to standardize what should be regarded as routine work. What is not standardized and, by extension, can not be regarded as an object of automation should be such which has exceptional impact on the company’s distinction to be competitive. I mean that there should be good reasons to regard work as impossible to classify as routine just because it has some elements of human presence. I think it’s easy to dismiss the work could be standardized only to parts of it requires a knowledge worker’s input. This leads to missed opportunities that exist to automate work.

    Would you say these two aspects of a process has a future to evolve together or should they be treated as different things?

  10. Anatoly Belychook 31.05.14 11:42

    Cmmercial interests of certain vendors and/or consultants force them to push their products hence the marketing fad around e.g. ACM.

    Yet I believe there is a consensus today about cases and processes being two sides of one coin. Nobody needs distinct systems managing cases and processes separately because as you rightfully noted they interact (call) each other. Besides, they tend to mutate to each other: e.g. a certain type of work may be a process in essence yet we may decide to treat it as case for the sake of agility or vise versa: a mature case work may be reshaped into a process. One more argument towards unification is that both cases and processes have task management as a common basement.

    So they definitely will evolve and they are in fact already involving. It’s a matter of time and of the fear of cannibalizing their current separate offerings that some vendors may have.

  11. Jonas 31.05.14 12:40

    Thanks for sharing.

    In our organization, we face a decision about whether to continue to look at work as something very unique to each case that is not even worth discussing in terms of details that might indicate a mixture of routine work and decisions made ad hoc. Vendors have at least made ​​it clear that there is a cooperation between the ad-hoc work and standardized processes, hence providing integration between the tools that they market. Those who primarily advocate the idea that they should live apart is the outsourced management group of the tool support we have for CM. It’s a shame because it is in their very interest to consolidate the differences. I believe the same debate and political standpoints is similar everywhere among organizations and vendors, don’t
    you think?

  12. Anatoly Belychook 31.05.14 12:46

    Jonas

    I’m not in position to make statements about all or majority of organizations. Besides it depends much on the process maturity of the organization.

    My observations are from BPM/ACM experts community, i.e. professional blogs and conferences.

  13. Jonas 31.05.14 12:51

    Sorry. not my intention to force you in to an answer. I appreciated our talk, thanks

  14. Anatoly Belychook 31.05.14 12:53

    My pleasure, too.

  15. Karren Barlow 21.06.14 19:50

    Thanks for the info! I have also found out What is BPMN? using Lucidchart and it is super easy to use! Check it out!

А что вы думаете?

Captcha

Copyright © 2008-2016 Анатолий Белайчук. Спасибо Wordpress и Yahoo.  Контент  Комментарии