Мы (Бизнес-Консоль) решили больше не предлагать потенциальным заказчикам пилотные проекты. Сразу говорюсь: идет о проектах PoC (Proof of Concept), которые мы в своей бизнес-практике называем «демонстрационными пилотами».

Сначала расскажу почему, потом – что взамен.

Что такое PoC

Применительно к BPM, это проект, в ходе которого поставщик (производитель программного обеспечения, партнер, консалтинговая компания) демонстрирует свое решение на примере бизнес-процесса заказчика.

Суть в том, что концепция BPM по-прежнему является новой для большинства заказчиков. Хотя конференции по BPM в Москве проводятся по три раза в год примерно с 2005 года, тем не менее компаний, которые внедрили у себя BPM, пока еще мало. Поэтому, при всей привлекательности идей BPM, объективно для заказчиков тут имеется риск.

Идея PoC заключается в том, чтобы свести риск заказчика к минимуму: в сжатые сроки и за фиксированную цену (в частном случае цена может быть нулевой) заказчик получает в свое распоряжение работающий (реализованный в BPMS) прототип будущей системы управления бизнес-процессами. Этот прототип можно рассмотреть с разных точек зрения: бизнеса, аналитика, разработчика, исполнителя. Попутно, в ходе выполнения проекта, заказчик получает представление о компетенции, ресурсах и стиле работы исполнителя.

В теории, все это позволяет заказчику по результатам пилотного проекта принять решение: устраивает его предлагаемое решение или нет. Если да, то за пилотным проектом следует приобретение лицензий и разработка уже промышленной системы.

Казалось бы, логично. Но на практике возникает целый ряд подводных камней:

1) Бесплатные пилотные проекты – это абсолютно порочная практика: что бесплатно достается, то ровно настолько же и ценится. К сожалению, в нашей практике было несколько случаев, когда отличный, добросовестно сделанный проект в итоге оказывался в мусорной корзине. Решение банально не принималось: ни положительное, ни отрицательное –  никакое. Повлиять на заказчика невозможно: даже если по договору он обязан принять решение – что, судиться с ним?

Большие вендоры на такие пилоты идут, но у них свои расчеты: их продукты стоят столько, что даже если один из нескольких пилотов даст заказ, то это окупит затраты. Но для тех, кто, как мы, предлагает в основном консалтинг, а к нему программное обеспечение BPMS по разумной цене, это неприемлемо.

2) Мы стали делать пилотные проекты за деньги. По фиксированной цене – это принципиально, поскольку, напомню, целью является снизить риск для заказчика. Расчет был на то, что заказчик станет более ответственно подходить к заказу пилотного проекта, и тот факт, что на него потрачены какие-никакие, но деньги, заставит его заинтересованно отнестись и к ходу, и к результатам проекта.

К сожалению, это тоже не сработало. Проблема в том, что как мы не бьемся, объясняя заказчику, что цель пилота – не разработать для него некую автоматизированную систему, а предоставить информацию для принятия решения о том, подходят ему или нет предлагаемые управленческие подходы и программное обеспечение – до конца он этого не понимает. На словах соглашается, а на деле требует все новых и новых доработок а) совершенно непринципиальных и б) о которых не было речи в начале проекта. Слишком сильна оказывается инерция взгляда на BPM как на проект автоматизации.

Да и простое проявляется, извините, жлобство: сумма фиксирована – значит, надо выжать по-максимуму. «Вот какой я молодец, заставил исполнителя сделать еще одну фичу.» А то, что при этом принятие решения откладывается, время идет и система, которая могла бы уже начать приносить пользу, не внедряется, никого не волнует. Значит не так уж было нужно? Не получается втолковать заказчикам простую истину: в пилотном проекте время важнее функциональности!

И наконец, у нас, как у исполнителей, был еще собственный дополнительный стимул делать пилотные проекты – возможность «потренироваться на кошках», получить опыт решения при помощи BPM реальных проблем бизнеса. Но сейчас этот стимул исчерпал себя: после нескольких лет работы мы уверены в себе настолько, что нам все равно за какой бизнес-процесс браться. Мы заранее знаем, что увидим там те же самые, вдоль и поперек изученные процессные паттерны, ту же интеграцию с учетной системой и те же организационно-культурные проблемы внедрения процессного управления.

Заказчик в ходе пилотного проекта научится многому, мы – практически ничему. Отсюда логичный поворот в нашей тактике:

Тренинг вместо пилотного проекта

В сентябре 2010 мы запустили проект bpmntraining.ru. На тот момент никто не мог предсказать, запишется ли вообще хоть кто-нибудь на тренинг. Сейчас можно с уверенно сказать: идея оказалась удачной. Востребованность BPMN растет на глазах, и вместе с ним растет спрос на тренинги.

Причем если начали мы с общедоступных тренингов, то сейчас вдобавок к ним я в месяц провожу по два корпоративных тренинга. Все больше компаний принимают BPMN в качестве внутреннего стандарта моделирования бизнес-процессов. Расширяется география тренингов, недавно добавился Тбилиси.

Удачным оказался формат: не лекция, не семинар, а именно тренинг:

1) В первый день мы изучаем элементы нотации, разбираемся с учебными задачками, пишем тесты. Первый день заканчивается тем, что слушатели выбирают для дальнейшей работы процессы из собственной практики.

2) Самостоятельная работа над выбранными процессами. Промежуточные результаты выкладываются на bpmnforum.ru, слушатели обсуждают их друг с другом и с тренером.

3) Второй день тренинга – работа над выбранными бизнес-процессами в классе. Это ключевой элемент тренинга. За день работы, в котором «мозговые штурмы» чередуются с рисованием схемы бизнес-процесса в BizAgi Modeler, слушатели приобретают навыки моделирования в BPMN и процессного анализа, знакомятся с основными паттернами оркестровки и межпроцессного взаимодействия. В итоге они приобретают уверенность в том, что смогут при помощи BPMN решать стоящие перед ними задачи.

4) В третий день тренинга слушатели получают полное понимание того, что такое исполняемый бизнес-процесс, как работают и что дают современные системы класса BPMS. Прямо в классе они «с чистого листа» своими руками создают в BizAgi Xpress схему учебного бизнес-процесса и все остальные артефакты, необходимые для его исполнения и анализа.

Что же слушатели BPMN-тренинга получают в итоге? Получают они полное понимание того, как BPMN и BPMS могут быть применены к процессным задачам, стоящим перед их организацией, и что организация получит в результате и во что это обойдется.

А теперь скажите: разве это не то же самое, что должен дать пилотный проект?!

На самом деле, это даже больше: в обоих случаях организация получает представление о том, как использовать BPM, но с существенным дополнением: в пилотном проекте прототип системы управления бизнес-процессами создал исполнитель, а в ходе тренинга сотрудники заказчика разработали его своими собственными руками. Согласитесь, второй результат намного ценнее.

Тренинг также намного предпочтительнее с точки зрения взаимоотношений между заказчиком и исполнителем. Больше никакого недовольства из-за того, что исполнитель отказывается реализовывать очередную фичу или из-за того, что заказчик затягивает принятие решения. Договорились – провели тренинг – расплатились, все!

Дальше можете на волне энтузиазма после тренинга продолжить работу и инициировать продуктивный пилот с нашим участием, результатом которого будет уже не прототип, а реально работающая система управления бизнес-процессами. Или, если по каким-то причинам пока не складывается, можете взять тайм-аут – куда обращаться вы знаете, а свои возможности мы вам продемонстрировали.