Прихожу к выводу, что надо активнее предлагать услугу экспресс-анализа бизнес-процессов, предваряющую проект BPM.
Проблема в том, что многие потенциальные заказчики шарахаются как черт от ладана, как только услышат об обследовании или анализе бизнес-процессов. И понятно почему: слишком многие уже потоптались на этой поляне, и компания, заплатившая раз за многомесячное обследование, анализ и/или документирование иерархии бизнес-процессов, вряд ли пойдет на это вторично.
Но хвататься за первый попавшийся бизнес-процесс означает впадать в другую крайность. Да, компания сэкономит время и ресурсы на анализе процессов верхнего уровня. Но при этом она будет рисковать тем, что гораздо большие ресурсы проекта BPM будут направлены не туда, где они могли бы принести максимальную отдачу.
В самом деле, представим себе бизнес-процессы, составляющие типовую цепочку создания ценностей компании:
- от идеи до продукта
- от продукта до обращения
- от обращения до заказа
- от заказа до оплаты
- после продажи
Точно так же, как прочность цепи определяется прочностью одного самого слабого звена, производительность компании зачастую определяется производительностью “бутылочного горлышка” - наименее эффективного процесса (”ограничения” в терминах Теории ограничений Голдратта). Повышение производительности ограничения, скажем, на 10% повлечет повышение показателей компании примерно на те же 10%. Повышение же производительности остальных процессов в рамках модели “цепочки” не дает ничего. Отсюда следует экстремальная важность выбора правильной точки приложения для BPM-инициатив.
В современной экономике ограничителем, как правило, является рынок. Но в чем именно он нас ограничивает - в интенсивности первичных обращений (п.2)? Или может в нашей способности доводить обращение до заказа (п.3)? А может нам стоит обратить особое внимание на послепродажные процессы (п.5)? Ведь можно прекрасно отработать “на отлично” в рамках процесса продажи (п.4), но потерять и этого, и еще 10 потенциальных клиентов, потому что не отработан процесс работы с рекламациями.
Я допускаю, что большинство руководителей интуитивно знает, где в их компании находится бутылочное горлышко на уровне перечисленных процессов верхнего уровня. Но эти процессы слишком масштабные для того, чтобы делать их целью BPM-проекта. Необходимо детализировать процесс, являющийся бутылочным горлышком, до подпроцессов, и искать бутылочное горлышко уже на этом уровне. Хватит ли и тут одной интуиции?
Главное, чтобы предпроектная стадия не затягивалась, не сбивала заказчика с ритма и не влекла за собой существенных по сравнению с основным проектом затрат. Мы предлагаем заказчикам два мини-проекта, предваряющих основной проект BPM:
- Анализ цепочки создания ценности. Типовая цепочка создания ценностей адаптируется к специфике компании и к принятой в ней терминологии. Создаются словарь и схема процессов верхнего уровня. Например, в данной компании обобщенному процессу “от продукта до обращения” соответствуют конкретные процессы продвижения новой продукции, маркетинговые кампании и т.п. На этих же принципах каталогизируются вспомогательные процессы.
- Выявление потенциала улучшения и приоритизация бизнес-процессов. Путем анкетирования руководителей, специалистов и ведущих исполнителей выясняется, насколько эффективно исполняется каждый из процессов, выявленных на шаге 1, по сравнению с теоретически возможным при наличествующих ресурсах. Затем эффективности процессов сравниваются друг с другом и выявляется “бутылочное горлышко”. Серией мозговых штурмов ищутся быстрые пути повышения эффективности процессов и перспективные пути для непрерывного усовершенствования.
Продолжительность каждого проекта - две недели. Примечательно, что основную работу делают сами руководители и сотрудники компании. Наша роль заключается в следующем:
- дать необходимую теоретическую подготовку в области BPM, цепочки создания ценностей, теории ограничений, гибких методологий (Agile)
- направлять и модерировать совещания рабочих групп и мозговые штурмы
- оформить полученные результаты в виде документов
В результате, помимо достижения основной цели выявления наиболее перспективных точек приложения усилий, в компании формируется сплоченная команда единомышленников, способная развивать сгенерированные идеи и доводить их до практической реализации в виде исполняемых бизнес-процессов. Ведь именно это, а не анализ бизнес-процессов сам по себе, было и остается целью.
А толчком к выводу в начале этой заметки - активнее продвигать изложенные идеи - стали опубликованные тезисы доклада аналитика Гартнер Билла Россера “Gartner Identifies Seven Major Guidelines to BPM Project Success” к предстоящей конференции по BPM (русский перевод на BPMS.ru). Цитирую:
“Небольшое число проектов ограниченного масштаба - это наилучший способ сконцентрировать усилия на достижении результата и добиться восприятия BPM как проекта, обеспечивающего высокую отдачу. Чтобы выстроить небольших кандидатов в ряд, важно сначала создать концептуальную модель бизнес-процессов верхнего уровня для поиска наиболее перспективных возможностей.”
Золотые слова!